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08 Sep

Nicht noch ein Meeting! Oder doch?

by Claudia Kroh

Die meisten Arbeitnehmer kennen den Meeting- Marathon nur zu gut. Ein Meeting reiht sich an das nächste und während die Stunden verrinnen lauscht man mehr oder weniger angeregt den sinnfreien Schilderungen und Diskussionen der Kollegen, die zudem häufig am Thema vorbei schießen. Am Ende einer Arbeitswoche blickt man dann zurück auf ineffiziente Meetings aus denen weder Entscheidungen noch Ergebnisse hervorgegangen sind. Dafür ist die eigene Arbeit fast zum Stillstand gekommen, Vorgänge konnten nicht abschließend bearbeitet werden, Rückrufe sammeln sich weiter an und der Schreibtisch quillt letztlich fast über.


Wenn sich Unternehmen einmal bewusst machen, was ein Meeting effektiv kostet (Teilnehmerzahl * durchschnittlicher Stundensatz * Besprechungszeit) wird schnell deutlich, das ohne klare Zielsetzung, Agenda, Moderation und Auswahl der relevanten Besprechungsteilnehmer diese Zeit schnell zu einem unproduktiven und leider auch kostenintensiven Zeitfresser werden kann.


Natürlich sind Meetings unverzichtbar für das Funktionieren von komplexen Organisationen. Durch die zunehmende Arbeitsverdichtung und expandierende Größe von Unternehmen steigt die Notwendigkeit weiter an. Kurz und knapp: Je größer ein Unternehmen, desto häufiger besteht der Bedarf an Meetings.

Warum eigentlich?

Eine Besprechung bietet die hervorragende Chance mehre Mitarbeiter, Vis a Vis, gleichzeitig auf einen einheitlichen Stand zu setzen im Vergleich zu zeitaufwendigen Einzelgesprächen. Außerdem können Sie die Kreativität der Besprechungsteilnehmer nutzen und weiter fördern um die gewünschten Ergebnisse oder Entscheidungen in der „Runde“ effektiv diskutieren zu können.
Ein effektives Meeting kann demnach auch teambildend wirkend und Mitarbeiter motivieren und die Position der Führungskraft stärken.
Unproduktive Meetings hingegen wirken sich demotivierend auf die Mitarbeiter und Führungskräfte aus, rauben Zeit und schwächen zudem noch die Führungskraft in ihrer Position (aus Sicht der Mitarbeiter – nicht mal das kriegt er/sie wirklich hin).

Wie kriegt Mann/ Frau die „Meeting Kurve“?

Hinterfragen Sie erst einmal ob das Meeting tatsächlich notwendig ist, oder Sie vielleicht andere Kommunikationswege effektiver nutzen können. Vermeiden Sie überflüssige Zusammenkünfte.

Keine klare Erwartung – kein Meeting!

Entscheiden Sie sich für ein Meeting, so machen Sie sich bitte im Vorfeld klar was genau erreicht werden soll. Denn rund 42 Prozent der befragten HR Beauftragten geben eine fehlende Zielsetzung als Grund für unproduktive Meetings an (Workplace Survey 2013). Soll am Ende der Besprechung eine Entscheidung getroffen werden? Oder sollen beispielsweise die Teilnehmer über einen Vorgang genau informiert sein? Sollen Projektabschnitte abgeglichen werden die für Planungen verbindlich sind?


Überlegen Sie im Anschluss welche Teilnehmer Sie tatsächlich in Ihrer Runde für die Durchführung Ihres Meetings brauchen. Kompetenzen, Wissensstand, Erfahrungen und Vorkenntnisse sollten hier bei der Auswahl nicht außer Acht gelassen werden.  Benötigen Sie gegebenenfalls selbst Unterstützung für Ihr Meeting?

Das Ziel steht fest – jetzt geht’s an die Umsetzung.

Damit Ihr Meeting produktiv für Sie und Ihre Teilnehmer wird und Sie das Besprechungsziel erreichen, sollten Sie auch die Agenda nicht vernachlässigen oder gar halbherzig aufsetzen.  Laut der Workplace Survey geben 35 Prozent der Befragten als Hauptursache für ineffiziente Meetings eine fehlende Agenda und ganze 39 Prozent die mangelhafte Vorbereitung der Beteiligten an. Jeder Punkt Ihrer Agenda zeigt auf was Sie erwarten und auch erreichen möchten (Diskussion, Entscheidung oder Information). Hier empfehlen sich auch die Teilnehmer mit kleinen Aufgaben mit einzubeziehen. Sei es eine Auswertung mit anschließender Stellungnahme, oder Rechercheaufgaben deren Auswertungen und Inhalte dann in Ihrem Meeting besprochen werden können. Die Besprechungsteilnehmer bekommen natürlich mit ausreichender Vorlaufzeit die Agenda ausgehändigt, so dass Zeit für eine gründliche Vorbereitung gewährleistet ist. Mit dieser proaktiven Herangehensweise minimieren Sie Disziplinmängel aufgrund fehlender Vorbereitungen und erhöhen die tatsächliche Produktivität und die Zeitspanne Ihrer Besprechung.

Zeit, Zeit und nochmal Zeit.

Kalkulieren Sie für Ihr Meeting ausreichend Zeit für Ihr Vorhaben. Je mehr Besprechungsteilnehmer, desto mehr Redebeiträge sind zu berücksichtigen. Nichts ist frustrierender für die Teilnehmer wenn Meeting Zeiten extrem überzogen werden. Die kompletten Tagesplanungen der Teilnehmer könnten gefährdet werden, was sich wiederum auf Ihr Tagesgeschäft im Unternehmen auswirken kann. Denken Sie bitte auch an Pausen, da die Leistungskurve bereits nach 45 Minuten sinkt.

Du kannst nicht ankommen, wenn du kein Ziel hast.

Am Ende Ihrer Besprechung sollte immer eine Entscheidung getroffen werden, die in das Protokoll übernommen wird. Hier halten Sie namentlich fest, wer welche Aufgaben übernimmt und wann die Ergebnisse präsentiert werden sollen. Mittels diesem Protokoll gleichen Sie dann in Folgebesprechungen den Fortschritt der jeweiligen Aufgabe oder des Projektes ab. So gewährleisten Sie die Verbindlichkeit der im Meeting besprochenen Entscheidungen und fördern die Effizienz Ihrer Besprechungen.


Auch eine Meeting Kultur muss wachsen und sich entwickeln. Hierzu zählt auch der offene Umgang mit der Meeting- Kritik, denn diese können Sie analysieren um folgende Besprechungen weiter zu verbessern.

 

 

 

 

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