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13 Mär

Die sollen sich nicht so anstellen!

by Claudia Kroh

Es ist doch nur eine Softwareumstellung!

Die IT- Abteilung sitzt zum x-ten Mal mit der Geschäftsführung zusammen um die Projektierung der neuen Software nun endgültig zum Abschluss zu bringen. Das Zahlen, Daten, Fakten Spielchen ist beendet, der Zeitrahmen steht, die Ressourcen sind besprochen und geplant. Jetzt kann es losgehen.

Die IT- Abteilung plant einen zusätzlichen Wochenendeinsatz mit ein um möglichst Störungsfrei, sprich „User frei“, die einzelnen Arbeitsplätze umstellen zu können um einen „ruckelfreien“ Start zu ermöglichen. Wie in einem bunten Hexenkessel werden Daten importiert und exportiert, Schnittstellen geschaffen die es vorher nicht gab.  Wie in einem Ameisenhaufen wuselt es in allen Ecken.

Der Ton wird rauer, die Zeitspanne knapper, der Chef ungeduldiger. „Sind ja schließlich nur ein paar Klicks und dann muss das neue Ding (der Chef meint die Software) doch stehen“.  Also ran an den Speck, diskutieren ist sinnlos und aus das geplante Wochenende wird um eine Nachtschicht ergänzt. Die Zeitspanne wurde eingehalten, das Budget etwas überzogen, aber die Software ist einsatzbereit.

Nun erfahren die Mitarbeiter von der neuen super tollen Software, die sie ab sofort nutzen sollen. Der Chef erklärt kurz und knapp dass man diese Umstellung brauche um zeitgemäß arbeiten zu können. Sei ja kein großes Ding, schließlich wurden alle Mitarbeiter vor zwei Monaten ja bereits geschult. Die Ansprache ist beendet und der Chef verlässt die „Bühne“. 

Die Mitarbeiter trollen sich in ihre Büros und der alltägliche Wahnsinn kann beginnen. Das Telefon klingelt, die Kunden wollen beraten werden und brauchen Angebote. Die Disponenten müssen ihre Frachtpapiere irgendwie aus der „Kiste“ bekommen und an die Speditionen übermitteln. Wo war nochmal das Handbuch aus der Software-Schulung? Die Stimmung ist leicht gereizt, man hat jetzt eigentlich so gar keine Zeit für ein neues Programm - das zieht nur Zeit weg. Mit der alten Software ging es doch auch. Vor allem war man den Umgang gewöhnt. Ein Klick hier und einer da und es lief.

Aber jetzt? 

Man ist ja kollegial und tauscht sich untereinander aus und versucht sich gegenseitig zu helfen. Der eine erinnert sich an die Artikelsuche und erwähnt ganz nebenbei, dass er vermutet dass die neue Software nur zur Kontrolle eingesetzt wurde. Der andere hat die Druckfunktion im System gefunden und erklärt dem Kollegen zusätzlich, dass aus seiner Sicht nur wieder Geld für diese Software „ raus gepulvert“ wurde. Die Gespräche entwickeln sich und so kommt das eine zum anderen. 

„Weihnachtsgeld zahlen die nicht, aber für sowas Kohle raus schmeißen."
„Die können doch mit uns machen was sie wollen.“
„Die sehen jetzt alles was wir machen im System.“
„Damit sollte der Chef mal arbeiten.“
„Ich hab da kein Bock drauf.“
„Die IT brauchst nicht anrufen, die stecken doch da mit drin.“
Und so weiter und so weiter. 

Tolle Sache so eine Softwareumstellung, aber warum stellt man überhaupt um?

Im Regelfall zielt man ja auf eine Effizienzsteigerung ab und weitere Prozesse werden mit eingebunden. Auch wenn der Chef erst einmal Geld investieren muss, also durch den Erwerb der neuen Software und die Kosten der Umstellung, so soll dies ja letztlich dem eigentlichen Ziel dienen.Die meisten Projektierungen beziehen sich aber leider nur auf einen Teilbereich, wie in unserem Beispiel hier. Es wird die technische Umsetzung geplant und durch die IT umgestellt. Die Technik steht und alles sollte laufen.

Theoretisch richtig, wenn man sich auf die Technik bezieht. Aber wer bedient denn diese? Was ist mit den Anwendern? Wurden die hier vielleicht vergessen? Nein, werden jetzt einige von Ihnen denken, die waren doch vor zwei Monaten auf einer Schulung. 

Eine Schulung reicht bei einer Umstellung nicht aus. Natürlich muss man auf fehlende Fähigkeiten und unzureichende Qualifikationen eingehen (konative Ebene), aber die skizzierten Aussagen beziehen sich weniger auf schulungsrelevante Aspekte, sondern zeigen die Verunsicherung durch fehlerhafte Kommunikation. Die Mitarbeiter konnten den Grund und den Sinn der Umstellung nicht nachvollziehen. Sie wurden nicht ausreichend mit Informationen versorgt (kognitive Ebene), was wiederum ein Spielfeld für Spekulationen eröffnet. Zudem wird, in diesem Beispiel, die IT- Abteilung als gegnerischer Verschwörer wahrgenommen und dem Chef Desinteresse, Geldverschwendung und mangelnde Führungskompetenz unterstellt. Letztlich führte diese Herangehensweise zu einer Ablehnung der Veränderung, aus Angst der Mitarbeiter sich dem Wandel anzupassen. 

Streichen Sie diesen Satz „Die sollen sich nicht so anstellen, es ist doch nur eine Softwareumstellung.“gedanklich und machen sich bewusst, dass ihre Mitarbeiter die Anwender sind. Die Technik kann nur so gut sein wie die Anwender selbst und hierbei geht es nicht nur um technische Schulungsmaßnahmen, sondern:

  • Kommunizieren Sie transparent und nachvollziehbar Ihre Umstellung (Vermeidung von Dissonanzen und inhaltslosen Informationen) 
  • Binden Sie Ihre Mitarbeiter in den Veränderungsprozess mit ein (Reduzierung von emotionaler und kognitiver Verunsicherung)
  • Nutzen Sie Multiplikatoren und Change Agents in und aus Ihrer Firma (nicht jeder ist immer dagegen)
  • Üben Sie Toleranz, fangen Sie negatives auf und stärken positive Einstellungen 

Jede Veränderung wird von den Betroffenen immer auf ihre „Bedrohlichkeit“ überprüft. Selbst bei einer Softwareumstellung werden Vor- und Nachteile abgewogen und Leistungsängste können verstärkt empfunden werden. Schaffen Sie einen Rahmen für Ihre Mitarbeiter der die Umstellung für sie kalkulierbar macht und berücksichtigen Sie bitte auch die Emotionen. Reduzieren Sie den Wiederstand und bauen Feindbilder ab, um mit Ihrer „Softwareumstellung“ auch tatsächlich die Effizienz im Haus steigern zu können. 

 

 

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